Guide freelance

Faire valider son CRA par son client, sans relances ni compte à créer

Signature ou accord tracé, échéance, preuve conservée : comment obtenir la validation de son CRA par son client sans courir après.

Un CRA envoyé n’est pas un CRA validé. Tant que votre client n’a pas donné son accord, votre facture repose sur un document unilatéral, et en portage salarial votre salaire attend. La validation est pourtant l’étape que les freelances maîtrisent le moins : elle dépend de quelqu’un d’autre, souvent occupé, parfois absent. Ce guide décrit comment l’obtenir sans relances, avec une trace qui tient.

Ce qui bloque, en pratique

Les causes de retard sont presque toujours les mêmes, et aucune ne tient à votre travail :

• Le CRA arrive dans une boîte mail chargée, un vendredi soir, sans échéance annoncée.
• Pour approuver, le client doit créer un compte, retenir un mot de passe, installer quelque chose.
• Le PDF revient annoté à la main, et vous ne savez plus quelle version fait foi.
• Le client répond « OK » dans un mail, que vous devrez retrouver dans six mois.
• Personne n’a convenu de qui valide : votre interlocuteur quotidien ou son responsable.

La réponse tient en trois décisions prises au début de la mission : qui valide, avant quelle date, et sous quelle forme.

Signature ou accord tracé ?

Deux formes d’accord coexistent. La signature, manuscrite ou électronique, est la plus connue ; certains clients l’exigent par habitude ou par procédure interne. L’accord tracé est une approbation datée et nommée, enregistrée avec la version du CRA qu’elle concerne, sans signature.

Le sujet fait débat chez les freelances : certains conseils considèrent qu’un CRA signé par le client peut être lu comme un indice de lien de subordination, d’autres qu’il s’agit d’une simple attestation de service fait. Nous ne tranchons pas cette question, qui dépend de votre contrat et de votre situation ; vérifiez-la avec votre expert-comptable ou un professionnel du droit. Ce que nous constatons, c’est que la preuve utile est la même dans les deux cas : qui a approuvé, quand, et quoi. Un accord tracé qui conserve ces trois éléments répond à la question comptable ; une signature sur un PDF sans version ni date n’y répond pas mieux.

Fixer une échéance dès le premier mois

Convenez avec votre client, au démarrage, de deux dates : celle à laquelle vous envoyez le CRA (le dernier jour du mois ou le 1er du suivant) et celle avant laquelle il l’approuve (trois à cinq jours ouvrés plus tard, par exemple). Écrivez-le dans un mail de cadrage ou, mieux, dans le contrat. Certains contrats prévoient qu’un CRA non contesté dans un délai donné est réputé accepté ; c’est une clause à faire relire par un professionnel avant de compter dessus.

Une échéance connue change la nature de la relance : vous ne demandez plus une faveur, vous rappelez un accord.

Préparer un CRA qui se valide du premier coup

1. Un CRA par mission et par mois, avec la référence du contrat ou du bon de commande.
2. Le détail par jour en 0, 0,5 ou 1, et le total en évidence.
3. Les jours à 0 expliqués d’un mot : férié, fermé, congé.
4. Les exceptions annoncées avant l’envoi : une demi-journée inhabituelle se justifie en une ligne.
5. Une version identifiée et une date d’édition.

Le client n’a alors qu’une question à se poser : est-ce conforme à ce qu’il a vu ? S’il doit reconstituer votre mois, il repousse.

Relancer sans relancer

La relance manuelle est le moment désagréable du mois. Elle se supprime en trois temps. D’abord, l’envoi part à date fixe, automatiquement si votre outil le permet, pour que le client voie toujours arriver le CRA au même moment. Ensuite, l’état de la demande est visible : envoyée, approuvée, refusée, expirée. Vous n’avez plus à deviner. Enfin, un rappel automatique, sobre, part si rien ne s’est passé avant l’échéance. Ce n’est pas vous qui insistez, c’est le calendrier.

Quand le client refuse, demandez un motif court. Vous corrigez, vous produisez une nouvelle version, la précédente reste dans l’historique. Un refus motivé se règle en une heure ; un refus muet dure une semaine.

Si le client ne répond pas

Donnez une durée de validité à la demande. Passé ce délai, elle expire et vous en envoyez une nouvelle, avec un mot à votre interlocuteur et, si besoin, à son responsable. Conservez la trace de chaque envoi : date, destinataire, version. Si votre contrat prévoit une acceptation tacite, c’est ici qu’elle joue ; si ce n’est pas le cas, la trace de vos envois reste votre meilleur appui dans une discussion. Dans tous les cas, ne facturez pas un CRA non validé sans en avoir parlé au client.

Conserver la preuve

La validation obtenue, il reste à la garder. Un PDF horodaté, qui porte la version du CRA et une empreinte, permet de vérifier plus tard que le document n’a pas changé. Le journal des événements (envoi, approbation, refus, correction) complète le PDF : il dit qui a fait quoi et quand. Archivez l’ensemble avec la facture correspondante, dans un dossier par mois. En cas de contrôle ou de litige, c’est ce dossier que l’on vous demandera.

Comment LogiMinder fait

En offre Solo, votre CRA du mois est prêt le 1er, part à la date que vous avez choisie, et votre client reçoit un lien sécurisé : il approuve ou refuse avec un commentaire, sans créer de compte. Son nom, la date et son commentaire sont enregistrés dans le journal du CRA ; le PDF validé porte son empreinte SHA-256. Vous suivez chaque demande depuis votre espace : en attente, approuvée, refusée ou expirée. Le client qui préfère signer télécharge le PDF et le signe par ses propres moyens ; LogiMinder ne fournit pas de signature électronique. L’offre Gratuit couvre le CRA et le PDF pour une mission ; Solo ajoute la validation par lien et les rappels pour 6 € HT par mois. Voir la page CRA freelance et les tarifs.